E Boekhouden

Wat is E boekhouden? Steeds meer ondernemers kiezen voor online boekhouden. Een aantal besteedt dit uit aan een online boekhouder. Wat houdt dit in en wat betekent dit voor jou?

De manier waarop boekhouding gevoerd wordt is in de afgelopen 30 jaar flink veranderd. Waar vroeger facturen, bonnetjes en betaalbewijzen werden verzameld en afgegeven bij de boekhouder om in zijn schrift te noteren, veranderde dit naar een revolutionaire ontwikkeling waarbij het ineens mogelijk was om het schrift te vervangen voor een computerprogramma die een gedeelte van het werk automatiseerde.

Nu zijn we in een nieuwe revolutie beland, de gevestigde boekhoudpakketten die lokaal op een computer of server staan worden langzaam maar zeker vervangen door het nieuwe e boekhouden. Via het nieuwe e boekhouden worden nog meer handelingen geautomatiseerd en is daarnaast overal ter wereld beschikbaar om te raadplegen of bij te werken. De kans op fouten en vermiste documenten wordt hierdoor minder en de administratie wordt meer actueel.

Het gevolg hiervan is wel dat wederom de rol van de boekhouder en accountant met deze technologie mee moet veranderen. De traditionele werkwijze waarbij een boekhouder of accountant alles invoert in systemen verandert in een rol waarbij de boekhouder of accountant een meer controlerende functie voert tezamen met een onderhoudende functie waarin gezorgd wordt dat de inrichting van de systemen juist is en blijft.

Is e boekhouden goedgekeurd door de Belastingdienst?
Het digitaliseren van de boekhouding wordt geaccepteerd door de belastingdienst mits het aan een aantal voorwaarden voldoet. Je bent daarnaast ook verplicht om deze administratie vervolgens voor de gehele bewaartermijn van 7 of 10 jaar beschikbaar te houden voor controle.

Wat zijn de voorwaarden voor e boekhouden?
Je administratie moet zo worden bijgehouden dat deze in een redelijke termijn gecontroleerd kan worden. Dit betekent dat alle informatie overzichtelijk moet zijn geregistreerd en de bron hiervan te herleiden is. Wanneer je de documenten converteert en vervolgens op basis hiervan administreert zijn er een aantal punten belangrijk:

  • De informatie die op het originele document staat mag niet worden aangepast
  • Bij controle moet de origine van het document herleid kunnen worden, wanneer je bijvoorbeeld een factuur in scant en deze factuur heeft een watermerk dan is de kans groot dat dit in de scan verloren gaat. Hierdoor kan de origine niet optimaal herleid worden en is het verstandig om naast de scan ook het originele document beschikbaar te hebben voor controle.
  • Jouw programma’s en bestanden moeten bij een controle kunnen worden gebruikt door de belastingdienst.

Je kunt er dus redelijkerwijs van uitgaan als je een goed e boekhoudpakket hebt waarin je alles bijhoudt je alles digitaal mag bijhouden. Echter is het altijd aan te raden de originele vorm van de documenten te bewaren zodat je bij een controle zeker bent dat je de opgevraagde gegevens kunt aanleveren.

Wat zijn de voordelen van e boekhouden?

Veilig: je gegevens worden veilig opgeslagen en gaan niet snel verloren.
Back-up: over het algemeen zorgen partijen die online boekhoudpakketten aanbieden voor een automatische back-up voor het geval dat er wat mis gaat. Daarnaast staan de datacenters van deze partijen vaak op verschillende locaties zodat jouw gegevens zelfs in extreme gevallen niet verloren gaan. De continuïteit van jouw data is daardoor zelfs bij verschillende calamiteiten optimaal gegarandeerd.
Benaderbaar: je gegevens zijn te alle tijde benaderbaar voor je en door de partijen die hier inzicht in moeten hebben.
Analyse: je hebt live inzicht in je eigen cijfers en kunt op deze manier makkelijk sturen binnen jouw bedrijf en snel schakelen wanneer dit noodzakelijk is.
Kosten besparen: je kunt kosten besparen omdat je op een actieve manier de administratie kunt aanleveren en bijhouden. Hierdoor heeft de boekhouder minder pieken waardoor minder capaciteit benodigd is. Daarnaast is je boekhouding beter compleet en zijn onderliggende stukken beter beschikbaar. Hierdoor zijn controles sneller uit te voeren en kost het maken van rapportages minder tijd en geld.
Koppelingen: met veel online boekhoudpakketten kun je verschillende soorten koppelingen maken met bijvoorbeeld je bank, urenregistratiesysteem, kassa etc. Doordat je hiermee werk automatiseert kun je een hoop tijd besparen hiermee.
Apps: een aantal partijen bieden ook apps aan waardoor je zelfs met je smartphone jouw boekhouding kunt benaderen. Handig hiervan is bijvoorbeeld dat je via een foto vanaf je smartphone nieuwe bonnetjes of facturen direct in jouw administratie kan opnemen waardoor er minder kans is dat je iets verliest.
Ruimte besparing: jouw boekhouding neemt veel minder fysieke ruimte in beslag omdat je niet meer alles op papier hoeft te bewaren.
Milieubewust: ten slotte belast je het milieu minder omdat je geen papier meer nodig hebt.

Wat zijn dan de nadelen van e boekhouden?

Maandelijkse abonnement: alle boekhoudpakketten hanteren maandelijkse abonnementen. Je kunt deze in de meeste gevallen wel met één maand opzegtermijn opzeggen.
Hackers en veiligheid: wanneer je jouw boekhouding voornamelijk fysiek beheert hebben hackers zeker geen toegang tot je fysieke documenten. Wanneer je de administratie online voert is er echter altijd een risico op hackers die bij jouw documenten kunnen komen. Dit is natuurlijk niet wenselijk en daarom zullen de aanbieders van online boekhoudprogramma’s vaak veel aandacht besteden aan beveiliging van jouw gegevens.
Internet: zonder internetverbinding kun je jouw documenten niet benaderen.
Inscannen van documenten: jouw fysiek ontvangen documenten moeten worden in gescand. Gelukkig bieden veel pakketten nu ook apps aan waarmee je direct met jouw smartphone een foto kunt maken van een factuur om deze vervolgens direct te uploaden in je e boekhoud pakket.

Waar moet ik op letten wanneer ik een e boekhoudpakket kies?
Het is belangrijk dat jouw boekhouder of accountant bekend is met het pakket waarmee je werkt of wilt werken. Daarom is het verstandig om te overleggen met je boekhouder of accountant voordat je een keuze maakt. Mocht je nog geen boekhouder hebt die je ondersteund bij jouw administratie, neem dit dan in acht wanneer je op zoek gaat naar een passende boekhouder. Daarnaast is het handig dat het e boekhoudpakket ook minimaal net zo goed aansluit op andere systemen als jouw huidige pakket. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je kassasysteem, klantenbestand of urenregistratie. Wil je hier eens over sparren? Neem dan gerust contact met ons op.

Ik wil graag e boekhouden maar heb hier niet genoeg tijd voor.
Dan kun je ervoor kiezen om ons in te schakelen gezien wij gespecialiseerd zijn in het voeren van online boekhouding. Wij bieden praktische oplossingen die aansluiten op jou behoefte.