Wat doet een boekhouder?

Wat doet een boekhouder en wanneer heb ik deze nodig? Op deze pagina bieden wij antwoord op deze vraag.
De belangrijkste taken en kenmerken zijn als volgt. Een boekhouder:

  • Is verantwoordelijk voor het opzetten en voeren van administratie(s) van één of meerdere ondernemingen;
  • Doet belastingaangiftes;
  • Maakt boekingen t.b.v. de boekhouding;
  • Voert controles uit op het grootboek;
  • Is verantwoordelijk voor het opstellen van (simpele) jaarverslagen;
  • Is een onbeschermde titel.

Er zijn boekhouders die zichzelf liever administrateur noemen. De verschillen tussen een administrateur en een boekhouder zijn nihil en daarom wordt de term boekhouder aangehouden in dit artikel.

Wat doet een boekhouder?

Een boekhouder is verantwoordelijk voor gedeeltelijke of volledige verwerking van financiële en boekhoudkundige gegevens. Taken die daarbij horen zijn:

  • Het boeken van facturen;
  • Het betalen van facturen;
  • Debiteuren – en crediteurenbeheer;
  • Het doen van belastingaangiften;
  • Het beheren van het grootboek;
  • Het maken van correcties op de boekhouding;
  • Het geven van belastingadvies.

Waarom een boekhouder inschakelen, de bovenstaande werkzaamheden kan ik zelf toch ook?
Iedereen die een boekhouder inschakelt, heeft hier een andere reden voor. Gebrek aan tijd, kennis, inzicht of zin zijn verschillende factoren die mee kunnen spelen.

Je grootste voordeel bij het uitbesteden van een deel of de volledige administratie is dat je verplicht werk uit handen laat nemen waardoor jij je meer kunt focussen op het ondernemen. Daarbij heeft een passende boekhouder ervaring met jouw branche en de regels die hierbij gelden. Hierdoor kun je samen met de boekhouder gemakkelijk van tevoren verplichtingen en te behalen voordelen in kaart brengen zodat je snel weet waar je aan toe bent.

Let er echter wel op dat je als ondernemer altijd verantwoordelijk blijft voor correcte voering van jouw administratie.

Geniet ik deze voordelen bij iedere boekhouder?
Nee helaas niet. Afgezien van het feit dat de titel een onbeschermde titel is, spelen er meerdere factoren een rol bij het bepalen of een boekhouder bij je past.

Het is bijvoorbeeld belangrijk dat jouw boekhouder kennis heeft van de branche waarin je actief bent en dan vooral de regels die in de branche afwijkend zijn ten opzichte van andere branches. Deze kennis is bij voorkeur opgedaan door ervaring, opleidingen of een combinatie daarvan.

Daarnaast is het erg belangrijk dat je op één lijn weet te komen met je boekhouder. Een manier om dit te realiseren is door goed te communiceren over jouw wensen en verwachtingen naar de boekhouder toe. Bespreek bijvoorbeeld de werkwijze die je wenst aan te houden, wat je vanzelfsprekend lijkt wanneer je hem inhuurt en wat voor inzet verwacht wordt tegen welke prijs. Je kunt hier niet vroeg genoeg mee beginnen, het liefst al bij de kennismaking.

Wanneer je niet op dezelfde lijn ligt met jouw boekhouder heeft dit veelal vervelende consequenties. Het gevolg is vaak dat er langs elkaar heen gewerkt wordt of dat jouw administratie alsnog niet optimaal in orde is. Het kan je zelfs extra veel tijd kosten om herstellende werkzaamheden uit te voeren of de boekhouder bij te sturen.

Wat wordt er bedoeld met “de titel boekhouder is een onbeschermde titel”?

Een onbeschermde titel mag vrij gebruikt worden door iedereen. Dit betekent in praktijk dat iedereen, met of zonder opleidingen of ervaring, zichzelf boekhouder mag noemen. De mogelijkheid is dus aanwezig dat jeterecht komt bij een boekhouder die nog minder kennis van administratie heeft dan uzelf.

Laat je daarentegen niet volledig afschrikken door deze waarschuwing, er zijn namelijk in praktijk ook veel boekhouders actief die beter kunnen omgaan met het uitvoeren van jouw boekhouding dan een gemiddeld accountantskantoor.

Het is daarom vooral belangrijk dat je goed onderzoekt welke boekhouder het beste bij uw situatie past.

Belangrijke criteria om een boekhouder op uit te kiezen

Wat voor jou belangrijke criteria zijn om een boekhouder op uit te zoeken heeft veel te maken met jouw persoonlijke voorkeur die wij niet kunnen bepalen. Maar wij kunnen je wel helpen met het bepalen van deze criteria door middel van de volgende vragen:

  • Wil je de gehele administratie uitbesteden of een deel hiervan?
    Volledig uitbesteden bespaart je veel tijd wanneer je kunt bouwen op je boekhouder. 
  • Heb je liever een zelfstandige boekhouder of een kantoor met meerdere boekhouders in dienst?
    Bij een zelfstandige boekhouder is de kans aanwezig dat je meer aandacht krijgt dan bij een kantoor met meerdere boekhouders. Een voordeel van een kantoor met meerdere boekhouders is vaak wel dat je ook geholpen wordt in vakantietijd.
  • Speelt afstand een rol?
    Wanneer je de boekhouding volledig digitaal regelt hoeft afstand geen rol te spelen. Wanneer je echter wenst regelmatig langs jouw boekhouder te kunnen gaan is het wel prettig als deze zich binnen een bepaalde regio bevindt.
  • Wil je een boekhouder die actief betrokken is bij jouw onderneming en met je meedenkt of heb je liever een professional die het broodnodige doet en zich verder niet bemoeit met jouw onderneming?
    Als je alleen werk wilt uitbesteden kun jehet best zoeken naar een boekhouder die jouw administratie goed verzorgt maar je laat doen waar je goed in bent: ondernemen. Mocht je van mening zijn dat alle advies welkom is, dan kun je het best zoeken naar een betrokken boekhouder die bereid is jou gevraagd en ongevraagd te adviseren.
  • Wat ben je bereid te betalen?
    Het kostenplaatje is een belangrijk aspect. Als je op zoek bent naar een financieel voordelige situatie dan loont het vaak om een deel van de boekhouding zelf te verzorgen en niet te veel eisen te hebben aan de taken van jouw boekhouder. Als je al jouw administratie wilt uitbesteden, ga er dan vanuit dat je daar ook iets meer voor gaat betalen.