Factuur maken

Bijna iedere ondernemer krijgt ermee te maken; het maken en versturen van facturen. Voor het maken van facturen heeft de belastingdienst een aantal eisen gesteld waaraan de factuur moet voldoen.
In de volgende hoofdstukken zullen de meeste basisregels en veelvoorkomende regels kort benoemd en toegelicht worden. Let er wel op dat er veel specifieke situaties en regels zijn die hier niet tussen staan, bij specifieke vraagstellingen of twijfel is het best direct even contact met ons op te nemen.

Bewaarplicht
Om te beginnen is het handig om te weten dat je verplicht bent om alle facturen die je verstuurd of ontvangt 7 jaar te bewaren. Wanneer de factuur onroerende zaken betreft is deze bewaarplicht zelfs 10 jaar. Voorheen moesten facturen bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Gelukkig heeft ook de belastingdienst zich inmiddels ontwikkeld en mag er tegenwoordig ook een digitale kopie worden opgeslagen. Je moet echter wel aan een aantal regels voldoen. Zo moet te herleiden zijn dat het document van de leverancier afkomstig is en moeten de gegevens duidelijk leesbaar zijn.

Minimale factuureisen

  • Factuurnummer: Dit mag een nummer naar wens zijn maar moet wel uniek en opvolgend zijn. Een paar voorbeelden die toegestaan zijn: 2016.001 -> 2016.002 -> 2016.003 ; FC001 -> FC002 -> FC003 ; F2016001 -> F2016002 -> F2016003.
  • Factuurdatum: De datum waarop de factuur uitgereikt is.
  • Datum levering dienst/product: De datum waarop je de dienst of het product hebt geleverd aan jouw klant.
  • Gegevens van jouw bedrijf: Je bedrijfsnaam, adres, vestigingsplaats, KvK nummer en BTW-nummer.
  • Gegevens klant: De bedrijfsnaam, het adres en de vestigingsplaats van de klant die de factuur ontvangt.
  • Omschrijving en hoeveelheid dienst/product: de omschrijving van de geleverde diensten of producten moet volledig vermeld worden net als de hoeveelheid die hiervan afgenomen is.
  • Prijs exclusief btw: De prijs van het product of dienst exclusief BTW.
  • Het btw-tarief: Het btw-tarief of de btw-tarieven die zijn gebruikt. (0%, 6%, 21%)
  • Het btw-bedrag: Het btw-bedrag van de factuur of de verschillende btw-bedragen als er meerdere btw tarieven zijn gebruikt op één factuur.

Aanvullende factuureisen bij handel met EU-landen
Bij handel met EU-landen ben je verplicht om ook het btw-nummer van de afnemer op jouw factuur te vermelden (bij zakelijke klanten) en het btw-nummer op juistheid te controleren via de website van de Europese commissie.

Afhankelijk van hetgeen dat je levert aan goederen of diensten moet er ook een extra vermelding op de factuur worden opgenomen waarin staat dat het een “Intracommunautaire levering” betreft of dat de “btw verlegd” wordt. Mocht je hier gedetailleerder over willen inlezen raadpleeg dan deze pagina van de belastingdienst.

Mocht jouw afnemer een particulier zijn, dan moet de particulier vaak Nederlandse btw betalen en mag de factuur opgesteld worden volgens de reguliere eisen.

Zaken doen met landen buiten de EU
Bij levering van diensten of goederen buiten de EU gelden verschillende regels. Het is verstandig om de richtlijnen van de belastingdienst goed na te gaan. Wij adviseren je om hulp in te schakelen van een passende belastingadviseur. Mocht je dit niet willen controleer dan wel even jouw situatie via de rekenhulp van de belastingdienst uitgesplitst in: diensten en goederen.

Hoe maak ik een factuur?

Het is mogelijk om op meerdere manieren een factuur te maken.

Excel

Het programma Excel is één van de meest voor de hand liggende. Er zitten in Excel namelijk voorbeeldsjablonen van facturen. Hiervoor ga je naar Bestand > Nieuw > vervolgens toets je in het zoekvenster “factuur” in. Excel zoekt vervolgens naar alle beschikbare sjablonen (vanaf Office 2007). Er is ook altijd de optie om zelf een factuur in Excel maken met opmaak naar wens.

Boekhoudsoftware

Wanneer je veel klanten hebt en of zoveel mogelijk wilt automatiseren kun je het beste kiezen voor boekhoudsoftware. Boekhoudsoftware hebben vaak verschillende mogelijkheden om automatisch facturen te maken en zelfs te versturen, daarnaast wordt alles geadministreerd volgens de regels van de Belastingdienst en kun je vaak zelfs al jouw belastingaangifte automatisch genereren en direct indienen.