Home » Privacy Statement

Privacy Statement – Accloudant (Nederlands)

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die worden uitgevoerd door Accloudant. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw privacy en zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving worden verwerkt.

1. Identiteit en Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke

Accloudant

Strijkviertel 48

3454 PN De Meern

Nederland

E-mail voor privacyverzoeken: info@accloudant.nl

Accloudant beschikt over vestigingen in Nederland (De Meern) en Maleisië.

2. Persoonsgegevens en Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens van cliënten, relaties en bezoekers voor de volgende specifieke doeleinden:

  • Uitvoering van de overeenkomst: Het leveren van boekhoudkundige, administratieve, financiële en fiscale dienstverlening.
  • Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht (7 jaar op grond van de Rijksbelastingenwet) en verplichtingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
  • Gerechtvaardig belang: Het optimaliseren en beveiligen van onze dienstverlening, interne bedrijfsvoering en zakelijke communicatie.

3. Rechtsgronden voor de Verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van de in de AVG vastgelegde rechtsgronden:

  1. Uitvoering van een overeenkomst (Artikel 6 lid 1 sub b AVG).
  2. Wettelijke verplichting (Artikel 6 lid 1 sub c AVG).
  3. Gerechtvaardig belang (Artikel 6 lid 1 sub f AVG).

4. Verwerkers en Softwarestack

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde softwareleveranciers en externe verwerkers. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG:

  • Exact Online: Kernadministratie, financiële en fiscale gegevensverwerking.
  • Google Workspace & Google Cloud (EU): Documentopslag, e-mailinfrastructuur en beveiligde gegevensverwerking binnen de Europese Unie.
  • Make.com (EU-datacenters): Beveiligde procesautomatisering, waarbij de optie ‘Data Confidentiality’ expliciet is ingeschakeld om vertrouwelijkheid te garanderen.
  • Trengo (Utrecht, NL): Centrale verwerking en afhandeling van e-mail- en WhatsApp Business-communicatie.
  • Anthropic Claude (via Google Cloud Vertex AI / Claude Team): AI-ondersteuning voor data-analyse en het opstellen van conceptcommunicatie. Gegevens worden via contractuele waarborgen niet gebruikt voor modeltraining.
  • Hix: Beveiligd toegang- en identiteitsbeheer (IAM) ten behoeve van veilige authenticatie.

5. Kunstmatige Intelligentie (AI) & Geautomatiseerde Verwerking

Accloudant zet geavanceerde AI- en automatiseringstools in om werkzaamheden te ondersteunen en de efficiency te verhogen.

  • Human-in-the-loop garantie: Er is bij Accloudant geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in Artikel 22 AVG. Elke geautomatiseerde of door AI gegenereerde uitkomst, analyse of conceptcommunicatie wordt altijd vooraf gecontroleerd en gevalideerd door een bevoegde medewerker voordat er definitieve verwerking, besluitvorming of verzending plaatsvindt.

6. Doorgifte van Gegevens buiten de EER (Maleisië)

Accloudant maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening gebruik van haar vestiging in Maleisië. Omdat Maleisië buiten de Europese Economische Ruimte (EER) ligt, vindt doorgifte van persoonsgegevens plaats op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie, afgesloten tussen de Nederlandse entiteit en de Maleisische entiteit. Hiermee wordt een passend en gelijkwaardig beschermingsniveau volgens de AVG-normen gewaarborgd.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de genoemde doeleinden, dan wel op grond van wettelijke bewaartermijnen:

  • Fiscale gegevens en administratie: 7 jaar op grond van de wettelijke bewaarplicht.
  • Wwft-dossiers: 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of na de uitvoering van de betreffende transactie.
  • Overige gegevens: Zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang.

8. Rechten van Betrokkenen

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: Het recht om te bekijken welke gegevens wij van u verwerken.
  • Recht op correctie (rectificatie): Het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen.
  • Recht op verwijdering (wissen van gegevens): Het recht om gegevens te laten wissen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.
  • Recht op beperking van de verwerking: Het recht om de verwerking tijdelijk te laten stopzetten.
  • Recht op dataportabiliteit: Het recht om gegevens over te dragen aan een andere organisatie.
  • Recht van bezwaar: Het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardig belang.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek sturen naar info@accloudant.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

9. Klachten

Mocht u van mening zijn dat wij uw persoonsgegevens niet op een juiste manier verwerken, dan vragen wij u contact met ons op te nemen. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Accloudant behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te allen tijde te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te raadplegen via onze website.

Privacy Statement – Accloudant (English)

This Privacy Statement applies to all processing activities of personal data carried out by Accloudant. We are committed to protecting your privacy and ensuring that your personal data is processed in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and other applicable data protection legislation.

1. Identity and Contact Details of the Data Controller

Accloudant

Strijkviertel 48

3454 PN De Meern

The Netherlands

Email for privacy requests: info@accloudant.nl

Accloudant operates offices in the Netherlands (De Meern) and Malaysia.

2. Personal Data and Processing Purposes

We process personal data belonging to clients, business contacts, and visitors for the following specific purposes:

  • Execution of the agreement: Delivering accounting, administrative, financial, and tax services.
  • Legal obligations: Complying with statutory duties, including the 7-year tax retention obligation under Dutch tax law and requirements under the Anti-Money Laundering and Counter-Terrorism Financing Act (Wwft).
  • Legitimate interest: Optimizing and securing our service delivery, internal business operations, and client communications.

3. Legal Bases for Processing

Personal data is processed strictly on the legal bases set out in the GDPR:

  1. Performance of a contract (Article 6(1)(b) GDPR).
  2. Compliance with a legal obligation (Article 6(1)(c) GDPR).
  3. Legitimate interests (Article 6(1)(f) GDPR).

4. Processors and Software Stack

To provide our services efficiently, we utilize carefully selected software providers and third-party processors. Data processing agreements complying with GDPR requirements have been executed with these parties:

  • Exact Online: Core accounting, financial, and tax data processing.
  • Google Workspace & Google Cloud (EU): Document storage, email infrastructure, and secure data processing within the European Union.
  • Make.com (EU Data Centers): Secure process automation, with ‘Data Confidentiality’ explicitly enabled to guarantee confidentiality.
  • Trengo (Utrecht, NL): Centralized management and processing of email and WhatsApp Business communication.
  • Anthropic Claude (via Google Cloud Vertex AI / Claude Team): AI support for data analysis and drafting communications. Data is contractually guaranteed not to be used for model training.
  • Hix: Secure access and identity management (IAM) ensuring authenticated access.

5. Artificial Intelligence (AI) & Automated Processing

Accloudant employs advanced AI and automation tools to support business operations and enhance operational efficiency.

  • Human-in-the-Loop Guarantee: Accloudant does not engage in solely automated decision-making as defined under Article 22 GDPR. Every automated or AI-generated output, analysis, or draft communication is always reviewed and validated by an authorized employee prior to any final processing, decision-making, or transmission.

6. Data Transfers Outside the EEA (Malaysia)

Accloudant relies on its office in Malaysia for operational support. Because Malaysia is located outside the European Economic Area (EEA), cross-border data transfers are executed under the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) concluded between the Dutch entity and the Malaysian entity. This guarantees an adequate level of protection aligned with GDPR standards.

7. Retention Periods

We retain personal data no longer than necessary to achieve the stated processing purposes, or as required by statutory retention periods:

  • Tax records and financial administration: 7 years based on statutory tax requirements.
  • Wwft records: 5 years after the termination of the business relationship or the completion of the relevant transaction.
  • Other data: For as long as necessary for the performance of the contract or legitimate business interests.

8. Data Subject Rights

Under the GDPR, you have the following rights regarding your personal data:

  • Right of access: The right to inspect the personal data we hold about you.
  • Right to rectification: The right to request correction of inaccurate or incomplete data.
  • Right to erasure (Right to be forgotten): The right to request erasure of your data, provided no legal retention duties apply.
  • Right to restriction of processing: The right to temporarily halt data processing activities.
  • Right to data portability: The right to receive and transfer your personal data to another controller.
  • Right to object: The right to object to processing based on legitimate interest.
To exercise your rights, please submit a request to info@accloudant.nl. We will respond to your request within four weeks.

9. Complaints

If you believe that your personal data is not being processed correctly, please contact us directly. You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Amendments

Accloudant reserves the right to amend this Privacy Statement at any time. The most current version will always be accessible via our website.