Iedere ondernemer heeft wel eens te maken met een klant die zijn factuur niet betaalt.
Ruim 85% van de ondernemers heeft hier jaarlijks mee te maken. Wat kan je hier tegen
doen?
1. Richt je herinneringsproces goed in
Klanten die hun facturen niet op tijd betalen kosten veel tijd en geld. Het verzenden van
herinneringen, aanmaningen en het bellen van debiteuren kost vaak meer tijd dan het opmaken
en verzenden van de factuur. Betaalt een debiteur de factuur niet op tijd maak het jezelf dan zo
makkelijk mogen. Stel vaste herinneringsberichten op. Denk hierbij aan:
– herinneringen,
– aanmaningen,
– belmomenten.
Stel hiervoor een tijdlijn in zodat je alles op vaste momenten verzendt of op vaste momenten
belt. Het opzetten hiervan kosten veel werk, maar als eenmaal uitgewerkt is levert het een
enorme tijdwinst op en is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren als een debiteur niet
op tijd betaalt.
2. Nu mag jij incassokosten en rente in rekening brengen
Houd bij het opstellen van herinnering- en aanmaningsberichten rekening met het moment
waarop je incassokosten in rekening brengt. Factureer je een consument dan moet de
consument in je bericht 14 dagen de tijd krijgen om alsnog te betalen (zogenaamde 14 dagen
brief). Vermeld in je bericht dat indien de betaling van de factuur daarna uitblijft dat jij
incassokosten en wettelijke rente in rekening zult brengen. Vergeet daarbij niet de exacte
hoogte van de incassokosten te vermelden. Het berekenen van de incassokosten kun je hier
doen.
Factureer je een ander bedrijf dan hoeft er geen termijn gesteld te worden en mag je direct na
de vervaldatum van de factuur incassokosten in rekening brengen.
3. Retentierecht of eigendomsvoorbehoud?
Als je klant de factuur niet betaalt kan je vaak meer doen dan het verzenden van aanmaningen
en herinneringen. Heb jij een zaak of goed van een debiteur onder je (je repareert bijvoorbeeld
zijn auto of een meubelstuk) dan kun je aangeven dat je deze pas afgeeft wanneer de factuur
voldaan is. Je beroept je dan op het retentierecht.
Lever jij producten dan kun je in je algemene voorwaarden opnemen dat alle producten van jou
blijven totdat de factuur is voldaan. Wordt een factuur niet voldaan dan kun jij je product
terughalen. Maak je hier gebruik van zorg dan wel dat je alle producten goed kunt identificeren
en dat jij per geleverd product onderscheid kunt maken. Alleen zo ben je er zeker van dat jij het
retentierecht kunt inroepen.
4. Incassobureau
Heb jij alle herinnering- en aanmaningsberichten verzonden, je debiteur nagebeld en kan je
geen retentierecht of eigendomsvoorbehoud inroepen, overweeg dan een incassobureau.
Tegenwoordig kun je bij veel incassobureaus op no cure no pay basis terecht waardoor je geen
kosten hoeft te maken om je vordering in te dienen. Het incassobureau zal je debiteuren ook
herinneringen en aanmaningen toezenden, gevolgd door sommatiebrieven of een laatste
aankondiging voordat er gerechtelijke stappen ondernomen worden.
Doordat de debiteur ziet dat de vordering “uit handen is gegeven” of bang is voor gerechtelijke
stappen zal er doorgaans sneller tot betaling overgegaan worden.
5. Gerechtelijke stappen
Heeft de inzet van het incassobureau ook niet geleid tot betaling van jouw factuur dan kun je als
laatste middel overwegen om naar de rechter te gaan. Naar de rechter gaan brengt echter
keuzes met zich mee. Begin je bijvoorbeeld een;
– bodemprocedure,
– incasso kort geding,
– conservatoir beslag,
– aanvraag faillissement.
Internationale klanten? Overweeg dan om een Europees betalingsbevel in te stellen.
Ga je naar de rechter houdt er dan rekening mee dat je bij vorderingen van boven de EUR
25.000,- een advocaat nodig hebt. Alle vorderingen die lager zijn kun je in principe zelf indienen
of met behulp van een jurist.
Maatregelen
Helaas is er niet die ene oplossing waardoor je nooit meer last zult hebben van slecht betalende
klanten. Wel zijn er veel mogelijkheden om de problemen zo beperkt mogelijk te houden
Hieronder hebben wij kort de te nemen acties samengevat voor je. Voor veel zaken geldt dat je
deze zelf al kunt inrichten.
– Richt je processen goed in
– Incassokosten in rekening brengen
– Retentierecht/eigendomsvoorbehoud
– Incassobureau
– Gerechtelijke stappen (Bodemprocedure, Incasso kort geding, Conservatoir beslag,
Aanvraag faillissement, Europees betalingsbevel)
Conclusie
Betaalt je klant niet blijf dan niet stilzitten en wees proactief. Zorg dat je debiteur regelmatig wat
van jou hoort en bel hem op, je zal hierdoor geen klant verliezen. Werkt dit niet neem dan de
juiste vervolgstap en schakel een specialist in.
Wil je er zeker van zijn dat je debiteuren altijd perfect opgevolgd worden zonder dat je goede
klantrelatie aangetast wordt? Laat dan je debiteuren door Vrendly beheren. Met Vrendly krijg je
sneller betaald en heb jij geen omkijken meer naar je debiteuren.
