Administratie en boekhouding als zzp’er

Je bent net gestart als zzp’er. Je hebt een zakelijke rekening geopend én de verzekering geregeld. Maar nu moet je aan de slag met de boekhouding, die ook nog eens moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Je kan ervoor kiezen om de uitdaging aan te gaan en het zelf te doen, maar het is ook mogelijk om je administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Maar waar moet je precies rekening mee houden en waar moet je administratie aan voldoen? Wij vertellen het je in enkele simpele stappen. 

Boekhouding als zzp’er zelf doen of uitbesteden

Je eigen boekhouding hoef je niet altijd uit te besteden. Het uitvoeren van een eigen administratie is goed te doen, alleen vergt het wel wat kennis. Mocht je deze kennis niet hebben, dan is het in sommige gevallen raadzaam om een boekhouder in te schakelen. 

Houdt er bij welke keus ook in ieder geval altijd rekening mee dat je volgens de regels van de Belastingdienst verplicht bent je administratie minimaal 7 jaar te bewaren.  Het is goed om de volgende zaken altijd bij te houden: 

• Inkoop en verkoopfacturen;
• (Kassa)bonnen;
• Bankafschriften;
• Contracten, overeenkomsten en offertes;
• Reiskosten;
• Belastingaanslagen;
• Urenregistratie.

Boekhouding zelf doen

De boekhouding van een zzp’er is geen hogere wiskunde, het bevat namelijk weinig stappen die je moet zetten om een kloppende administratie te voeren. Het is allereerst belangrijk dat je facturen kan maken en dat deze facturen ook aan de eisen voldoen. Waar een factuur precies aan moet voldoen vind je hier. Ook moet je bij het voeren van een eigen administratie als zzp’er een duidelijk beeld hebben van je inkoop en onkosten. Dit kan je zelf bijhouden via bijvoorbeeld Excel, of je kan de hulp inschakelen van een boekhoudprogramma.

Inrichting van de boekhouding

Je kunt de je boekhouding het beste inrichten door deze onder te verdelen in vijf subcategorieën. Op deze manier behoudt je het overzicht en zijn gegevens van jaren terug makkelijk terug te vinden.

• Grootboekadministratie

In de grootboekadministratie worden de inkomsten en uitgaven van de onderneming ondergebracht in groepen. Denk hierbij onder andere aan bankrekeningen, geleverde producten, betaalde autokosten en ontvangen BTW. Je geeft elk van deze onderwerpen een nummer en noteert deze in een overzicht. Dit nummer wordt een grootboekrekeningnummer genoemd. 

• Debiteuren en crediteurenadministratie

In de debiteuren en crediteurenadministratie staan alle facturen van je leveranciers en klanten. Deze moeten gespecificeerd zijn op onder andere bedragen, openstaande posten en BTW. Je komt aan deze informatie door te kijken naar je in- en verkoopadministratie.

• Voorraadadministratie

Voorraadadministratie is enkel noodzakelijk wanneer je werkt met de inkoop en verkoop van producten. Je hoort dan elk jaar je producten te inventariseren. De voorraad en de waarde hiervan vermeld je in je boekhouding.

• In- en verkoopadministratie

In- en verkoopadministratie is het proces waarin je in- en verkoopfacturen worden ingeboekt op de grootboekrekeningen.

• Loonadministratie

Loonadministratie is alleen van toepassing als je personeel in dienst hebt. Je houdt hiermee bij hoeveel je het personeel betaalt voor het werk dat zij doen.

Automatiseren van de boekhouding

Om je te helpen bij het voeren van een eigen administratie zijn er verschillende programma’s waarmee je je boekhouding deels of volledig kunt automatiseren. Deze boekhoudpakketten zijn zo in elkaar gezet dat je geen fouten in je boekhouding kunt maken, mits je je aan alle stappen houdt. Facturen kunnen automatisch gekoppeld worden en ook de BTW splitsing wordt automatisch geregeld. Dit voordelig omdat je zou minder snel zaken over het hoofd ziet en dus ook minder snel fouten maakt. 

Voor- en nadelen van je eigen boekhouding doen als zzp’er

De voordelen om als zzp’er je eigen boekhouding te doen is dat het je kosten kan besparen en je altijd en overal inzicht hebt in je eigen administratie. Of je nu thuis of op kantoor bent, je bent altijd up to date. Het nadeel is echter dat het voeren van een administratie een tijdrovende taak is. Ook kan het zo zijn dat je fiscale aftrekposten vergeet, wat een professional niet zo snel overkomt.  

Boekhouding uitbesteden

Als je zelf niet over veel kennis over boekhouding beschikt, je zeker wilt genieten van alle fiscale voordelen of je er gewoon geen tijd aan wilt besteden – dan is het aan te raden om je boekhouding als zzp’er uit te besteden aan een professional. Vaak ben je dan maar eens per maand bezig met het verzamelen van de benodigde gegevens, die je vervolgens doorstuurt naar de boekhouder of accountant die je het werk uit handen neemt. Je kunt ervoor kiezen om je gehele boekhouding uit te besteden, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om je boekhouding samen met een boekhouder of accountant te doen. Zo heb je alsnog altijd inzicht in je eigen administratie, maar kijkt er wel een professional mee. Op deze manier heb je het beste van beide werelden. Boekhouding light kan je het ook wel noemen. 

Bij het kiezen van een professional is het belangrijk dat je kiest voor kwaliteit tegen een eerlijke prijs. Ook is het goed om iemand te kiezen die bij jou en je onderneming past. Maak altijd duidelijke afspraken over de werkzaamheden en tarieven, zo kom je nooit voor verrassingen te staan.  

Voor- en nadelen van je boekhouding uitbesteden als zzp’er

De voordelen om als zzp’er je boekhouding uit te besteden zijn dat je er zeker van bent dat je gebruik maakt van alle mogelijke fiscale voordelen én fiscaal advies krijgt van een professional. Hierdoor hou je meer tijd over voor het runnen van je eigen onderneming. Het nadeel is echter dat je kosten betaalt voor de diensten van de professional en je niet bij elke professional tussentijds inzicht krijgt in je eigen administratie.